Todos sabem que a documentação trabalhista possui grande importância dentro de uma organização. Além de estar completa, também é necessário que esteja sempre à mão, pois a qualquer momento é possível ser surpreendido pela fiscalização do Ministério do Trabalho.

Um empresário do setor de combustível precisa estar preparado para esse tipo de situação. Logo, saiba a importância de manter a documentação trabalhista de postos de combustível organizada e veja algumas dicas.

Documentos que precisam ser organizados já

Em uma lista de prioridades, há documentos que precisam ser mais facilmente acessados, visto que diante da visita de um fiscal do trabalho, a apresentação deles é essencial.

Tratando-se de postos de gasolina, existem alguns documentos específicos que costumam ser os mais cobrados pela fiscalização, já que estão relacionados a questões de segurança, garantindo a integridade de funcionários. Veja quais são:

• Programa de controle médico de saúde Ocupacional (PCMSO);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Programa de Prevenção de riscos ambientais (PPRA);
• Laudos técnicos de segurança e instalação

Com esses documentos em mãos, o empresário e seus colaboradores ficam preparados para esse tipo de situação e ainda evitam longas interrupções na rotina de trabalho, sem prejudicar o atendimento aos clientes do posto.

Saiba a importância da organização

Cada funcionário de uma empresa precisa ter sua documentação organizada separadamente em arquivos. Essa simples atitude garante maior controle sobre documentos imprescindíveis e que, porventura, possam estar faltando.

Na hora de separá-los, é importante estabelecer alguns critérios de organização — que garanta que, posteriormente, ela seja respeitada e mantida. Saiba quais são esses critérios:

Padronização

Embora cada funcionário precise ter sua pasta e arquivos, é extremamente importante que todas as pastas sigam uma padronização. Isto é, como a documentação trabalhista exigida é sempre a mesma, é preciso criar uma maneira geral de organizar e reproduzi-la igualmente com todos os arquivos.

Responsabilidade

Cabe à empresa garantir que todos os documentos entregues pelo funcionário sejam guardados com a devida segurança que merecem. Quando se trata desse tipo de atividade, é preciso agir com responsabilidade, reservando boa parte dos esforços para estruturar essa parte.

A folha de ponto, por exemplo, é um documento que precisa seguir uma série de critérios para ser considerada correta aos olhos do Ministério do Trabalho. Um exemplo de erro cometido por funcionários, bastante comum em empresas, é esquecer de bater o ponto.

Diante desse equívoco, o empregador precisa saber como agir, solicitando ao funcionário que justifique esse esquecimento para que possa inseri-lo em seu arquivo.

Otimização

Quando mexemos com papéis, é comum que muito tempo seja desperdiçado devido a pequenas falhas que geram o famoso retrabalho. Portanto, a otimização deve ser um critério indispensável quando pensamos na organização da documentação trabalhista.

Essa atitude prevê um planejamento que busque esgotar as possibilidades de eficiência para determinado procedimento, explorando inúmeras opções até encontrar a que utilize menos recursos e menos tempo.

Esse conteúdo te ajudou a entender a importância da organização para o seu posto de gasolina? Então, não deixe de ler também o artigo Entenda a obrigatoriedade da contratação de jovem aprendiz para seu posto de combustível!